La mayoría de las sociedades mercantiles cierran su ejercicio el 31 de diciembre por lo que tienen de plazo hasta finales de julio para presentar las cuentas anuales al Registro Mercantil de su provincia.
El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar las cuentas dentro del plazo establecido, puede dar lugar al cierre del Registro Mercantil, o lo que es igual, a que no se inscriba en el Registro documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista, además de la posible imposición de multas, y de la más que probable responsabilidad de los administradores sociales.
Para evitar este rigor el Reglamento del Registro Mercantil establece que, si las cuentas anuales no se hubieran depositado por no estar aprobadas por la Junta general, no procederá el cierre registral ni la responsabilidad de los administradores derivada de este hecho siempre que se acredite esta circunstancia mediante certificación del órgano de administración con firmas legitimadas o por medio del acta notarial de la junta general en la que conste la no aprobación.
